Coûts cachés d'une borne de commande en restaurant

Vous avez demandé un devis pour une borne de commande et reçu un chiffre net, facile à retenir. Le problème n'est pas ce chiffre : c'est tout ce qui n'y figure pas et qui tombera pourtant sur votre compte pendant trois ans. Cet article fait une seule chose : lister chaque ligne de facture absente du devis, la chiffrer, puis additionner.

1. Pourquoi un devis de borne ne dit jamais le prix réel

Un devis de borne décrit un objet : un écran, un socle, éventuellement un lecteur de carte. Ce que vous achetez en réalité, c'est un service continu qui a besoin d'électricité, de réseau, de papier, de logiciel, de nettoyage, de pièces détachées et de techniciens. Ces dépenses ne sont pas dissimulées par malveillance : elles sont rangées ailleurs, dans un contrat de maintenance annexe, dans les conditions générales du logiciel, dans le contrat monétique, ou nulle part parce que personne n'y pense au moment de signer.

Le restaurateur retient donc le prix affiché, construit son budget dessus, et découvre le reste au fil des mois. L'inventaire se fait avant, pas après.

2. L'inventaire des lignes qui n'apparaissent pas sur le devis

Voici les postes classés par moment où ils tombent. Les fourchettes sont des ordres de grandeur constatés sur le marché de l'équipement CHR, pas les tarifs d'un fournisseur précis.

Ce que vous payez avant la première commande

• Frais d'installation et de mise en service. Déplacement du technicien, montage, paramétrage, saisie de la carte, tests : 300 à 900 € selon la distance.
• Socle ou totem de fixation. Rarement inclus dans le prix de l'écran : 200 à 600 € pour un pied lesté ou un totem au sol, et le modèle mural impose souvent une reprise du mur.
• Travaux électriques et passage de câble. Une borne a besoin d'une prise à l'endroit exact où vous la posez, pas à trois mètres. Saignée, goulotte, ligne dédiée : 150 à 800 € d'électricien.
• Connexion internet dédiée ou renforcement du wifi. Une borne qui perd le réseau ne prend plus de commandes. Répéteur, point d'accès professionnel ou câble Ethernet tiré jusqu'à la borne : 150 à 400 €, plus l'éventuel abonnement si votre ligne actuelle ne suffit pas.

Ce qui tombe tous les mois

• Abonnement logiciel. La ligne la plus lourde et la plus souvent oubliée : le matériel ne fonctionne pas seul, il faut la licence d'exploitation, 50 à 150 € par mois.
• Licences de mise à jour. Certaines offres facturent séparément les montées de version, la conformité fiscale ou l'ajout de modules. De 0 à 300 € par an.
• Frais de transaction sur le paiement par carte. Le pourcentage prélevé par le prestataire monétique s'applique à chaque euro encaissé sur la borne. Il dépend entièrement de votre contrat monétique et de celui imposé par le fournisseur : les taux constatés vont souvent de 0,4 % à 1,8 %, parfois avec un montant fixe par transaction. Demandez ce chiffre par écrit, c'est celui qui grossit avec votre succès.
• Location ou achat du terminal de paiement intégré. Le lecteur de carte encastré dans la borne est souvent un contrat à part, 15 à 30 € par mois.
• Imprimante et rouleaux de papier thermique. L'imprimante à tickets coûte 150 à 500 € et le papier thermique 80 à 200 € par an dans un établissement à volume moyen.
• Consommation électrique. Un écran allumé toute la journée de service consomme l'équivalent de 90 à 220 € par an selon la taille de la dalle, la luminosité et vos horaires.

Ce qui tombe quand ça casse

• Contrat de maintenance. 200 à 600 € par an pour une hotline et un délai d'intervention garanti. Sans contrat, vous êtes seul face à la panne.
• Intervention hors contrat. 150 à 400 € par déplacement, pièces en supplément, majoration le week-end.
• Remplacement de dalle tactile. La pièce d'usure numéro un : des centaines de doigts par jour, parfois gras. Comptez 400 à 1 200 € main-d'œuvre comprise.
• Immobilisation du chiffre d'affaires pendant une panne. Une borne hors service un vendredi soir, c'est de la file d'attente et des clients qui repartent. Chiffrez cette perte entre 150 et 800 € par épisode.

Ce que personne ne chiffre jamais

• Nettoyage et hygiène de l'écran tactile. Une surface touchée par tous les clients doit être désinfectée plusieurs fois par jour. Produits adaptés à la dalle et lingettes : 50 à 150 € par an, plus le temps de votre équipe.
• Formation de l'équipe. 150 à 500 € pour la session initiale, à recommencer à chaque rotation de personnel. En restauration, la rotation n'est pas une hypothèse.
• Mise à jour de la carte. Changement de prix, plat du jour, retrait d'un produit. Selon le contrat : libre, au forfait annuel ou facturé à l'intervention, de 0 à 300 € par an. Et si vous dépendez d'un tiers pour changer un prix, vous ne changez pas vos prix.

Le scénario retenu est volontairement médian : un abonnement logiciel à 80 € par mois, 1 % de frais de transaction sur 40 000 € encaissés par an, deux interventions hors contrat et un seul remplacement de dalle en trois ans. Un établissement à fort volume dépassera ces montants.

3. Simulation sur 3 ans : prix affiché contre prix réel

Prenons une borne affichée 6 000 € sur le devis, un modèle courant. Voici ce que vous payez vraiment sur 36 mois, en regroupant les postes ci-dessus.

Le prix affiché représente donc environ un tiers du coût réel. Ce n'est pas une exagération : c'est l'addition ligne par ligne du tableau précédent. Pour comparer les tarifs matériel, notre page prix d'une borne de commande détaille les gammes, et l'article sur la borne d'occasion ou en location traite les budgets serrés. Pour la logique comptable, voyez l'amortissement d'une borne de commande.

4. Les 10 questions à poser au commercial avant de signer

Posez-les par écrit et demandez des réponses chiffrées. Un fournisseur sérieux répondra sans difficulté. Celui qui esquive vous a déjà répondu.

• 1. Quel est le coût total sur 36 mois, tout compris, en un seul chiffre ?
• 2. Les frais d'installation, le socle et le passage de câble sont-ils inclus, et à quel montant ?
• 3. Quel est le montant mensuel de l'abonnement logiciel, et que se passe-t-il si je ne le paie plus ?
• 4. Les mises à jour et les évolutions réglementaires sont-elles facturées à part ?
• 5. Quel pourcentage exact est prélevé sur chaque paiement par carte, et par quel prestataire monétique ?
• 6. Le terminal de paiement est-il inclus, loué ou vendu, et pour quel montant mensuel ?
• 7. Que couvre précisément le contrat de maintenance, et combien coûte une intervention hors contrat le samedi soir ?
• 8. Combien coûte le remplacement d'une dalle tactile, et sous quel délai est-elle remplacée ?
• 9. Puis-je modifier mes prix et ma carte moi-même, immédiatement, sans frais ?
• 10. Quelle est la durée d'engagement, et quel est le coût de sortie anticipée ?

5. Ce que vous payez avec Algorio, et ce qui reste à votre charge

Algorio est une solution de commande en QR code. Le client scanne, la carte s'ouvre sur son téléphone, il commande et paie, et la commande arrive directement chez vous. Sans écran à visser, la plupart des lignes de l'inventaire ci-dessus disparaissent : pas de socle, pas de dalle tactile, pas de nettoyage d'écran, pas de contrat de maintenance matériel.

Le tarif est simple : l'installation se fait sur devis, puis 69 € par mois, avec le premier mois à 1 €, 0 % de commission et sans engagement long. Le 0 % mérite une explication : la commande arrive en direct chez vous, alors qu'une marketplace de livraison de type Uber Eats prélève jusqu'à 30 % sur chaque commande. Sur un ticket à 25 €, la différence est de plusieurs euros à chaque vente.

Par honnêteté, voici ce qui reste à votre charge et que nous ne payons pas à votre place :

• L'installation est sur devis, elle dépend de la taille de votre carte et du travail de mise en place. Ce n'est pas gratuit.
• Il vous faut une connexion internet correcte dans l'établissement, comme pour n'importe quelle solution connectée.
• Il vous faut un smartphone ou une tablette pour recevoir et gérer les commandes. Si vous n'en avez pas déjà un dédié au service, c'est un achat à prévoir.
• Les frais de votre prestataire de paiement restent les vôtres, comme pour tout encaissement par carte. Nous ne prenons pas de commission sur vos ventes, mais nous ne supprimons pas les frais bancaires.

Algorio est disponible partout en France. Notre premier client, Le Mistral à Waziers, est noté 5 sur 5 sur Google. Pour aller plus loin, notre comparatif borne de commande contre QR code pose les deux options côte à côte, et la page alternative à la borne de commande détaille le fonctionnement au quotidien.

6. Questions fréquentes